OBJECTIF

 

 

 

Pour un entretien individuel avec l’un de vos collaborateurs, préparer celui-ci et accueillir le collaborateur de la manière la plus motivante.

 

 

 

 

RESSOURCES  SUPPLEMENTAIRES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’objectif de cette phase est de mettre le collaborateur à l’aise pour que l’entretien soit riche et productif.

 

 

 

Avant d’aborder la rencontre à proprement parler, il faut préparer l’environnement et prendre quelques précautions. Voici quelques conseils de bon sens :

 

 

 

Evitez tout dérangement inutile.

 

 

• Avertissez vos différents interlocuteurs que vous serez en entretien, donc que vous ne serez pas libre.

• Faites filtrer vos appels téléphoniques ou transférez-les.
• Si par nécessité vous devez prendre un appel, notez-le de manière à en parler de suite à votre collaborateur.

 

 

 

Choisir un lieu adéquat.

 

 

• Si vous êtes en open-space choisissez un lieu isolé : salle de réunion, bureau vide,…etc.
• Soyez attentif à ranger quelque peu votre espace de travail, il faut que le collaborateur se sente respecté et attendu.

 

 

 

Planifiez-le à un moment adéquat :

 

• Si vous enchaînez plusieurs entretiens ou réunions, prévoyez toujours un temps de pause entre deux entretiens. Un entretien bien conduit est fatigant. Il nécessite beaucoup de concentration.
• Pensez à votre activité, à votre disponibilité et choisissez un moment où vous êtes le plus efficace pour prendre vos rendez-vous (plutôt le matin, plutôt l’après-midi,…etc).
• Evitez de programmer un entretien après une réunion dont on sait qu’elle sera difficile, ou dont on ne connaît pas l’heure de fin.

 

 

 

Se préparer et préparer le collaborateur :

 

 

Bon nombre d’entretiens conduisent à devoir travailler sur des documents, des informations, ou sur les résultats d’actions qu’il faut apporter. Il est alors important d’y réfléchir avant et d’y passer quelques minutes, ne serait-ce que pour s’assurer de les avoir par devers nous ou de les avoir demandés au collaborateur.

 

 

De plus, un entretien est un moment unique de montrer notre proximité avec notre collaborateur. Il est donc utile d’utiliser les premières minutes pour parler de sa situation : projets en cours, difficultés rencontrées, suite donnée à une récente discussion,….etc. Pour cela faut-il s’en rappeler, c’est pourquoi il est souhaitable de prendre quelques minutes avant l’entretien pour se remémorer ces aspects.

 

 

Voici quelques questions utiles à se poser pour préparer un entretien le cas où vous en avez le temps :

 

• Est-ce que mon espace de travail est suffisamment dégagé pour donner de la place à mon collaborateur ?
• Compte tenu de mon emploi du temps quel est le moment le plus opportun pour réaliser l’entretien ?
• Y a-t-il des documents à préparer ? Le collaborateur doit-il en apporter ? Faut-il lui rappeler ?
• Est-ce que j’ai tous les éléments pour débuter l’entretien avec utilité : état d’avancement d’un projet, réponse à transmettre, document ou outil à discuter,…etc.
• En quoi je connais de lui/elle suffisamment de choses pour lui demander des nouvelles, savoir où il en est,…etc. ?

 

 

 

A l’arrivée du collaborateur, l’accueillir physiquement et verbalement :

 

 

A travers un entretien, vous allez transmettre à votre collaborateur une image de vous-même et de l’entreprise. Au moment de le recevoir, saluez-le et laissez passer quelques minutes pour parler de tout et de rien. Il sera toujours temps d’attaquer l’objectif de l’entretien. Eliminez vos autres sujets du moment et consacrez-vous à ce collaborateur :

 

• Ne faites pas attendre votre collaborateur. Ce rendez-vous est important pour lui.
• Faites le prévenir s’il y a un retard imprévu.
• Placez-vous de manière à faciliter l’échange : évitez d’être face à face, placez-vous plutôt côte à côte ou à 90°. Cela peut paraître exagéré, pourtant c’est exactement pour cela que l’utilisation de petites tables rondes supplémentaires dans les bureaux individuels s’est rependue. Ce principe de placement est aussi justifié si vous devez échanger avec votre collaborateur autour d’un document ou d’un objet. Il n’est pas aisé d’avoir un angle de vue ou de lecture similaire lorsqu’on est assis en face à face.

 

Bien entendu, pour un entretien avec un collaborateur avec qui la relation est conviviale et pour un thème dans lequel chacun est à l’aise, se placer en face à face n’aura aucune conséquence.

 

 

 

 

2) Etape de définition du contrat de communication :

 

Cette étape consiste à annoncer au collaborateur trois aspects :

 

 

• L’objectif de l’entretien : que faut-il atteindre à la fin ?
  Même si généralement le collaborateur sait pourquoi il est là, il est bon de le rappeler, afin d’éviter toute ambiguïté. Cela peut permettre au collaborateur de réagir et de compléter les objectifs, de proposer de traiter des points supplémentaires ou complémentaires…etc.

 

 

• Le plan de l’entretien : par quelles étapes allons-nous passer ?
  Le plan n’est pas l’objectif. Si notre objectif est de trouver une solution à tel retard de livraison, le plan sera peut-être celui-ci :
  « Nous allons d’abord reprendre ce qu’il s’est passé hier, puis d’après vous comment l’on peut y répondre. Ensuite on conclura sur la manière de l’empêcher dans le futur, OK ? »

 

 

• La durée de l’entretien :
  Il est important de définir cette durée afin de bien s’entendre sur le temps que l’on se donne réciproquement, autant pour notre emploi du temps que pour celui du collaborateur. En effet, le collaborateur a lui aussi ses contraintes et son emploi du temps à respecter : « Je te propose que nous prenions environ une heure pour cela, ça te convient ? ». Ne pas prendre en compte les contraintes du collaborateur est un signe de manque d’intérêt, de manque d’écoute et débute l’entretien sur de mauvais rails.

 

 

 

 

Poursuivez en parcourant votre cahier d’entraînement pour mettre en pratique ces recommandations.