Savoir conclure un entretien

Conclure ses entretiens

OBJECTIF

Pour toute situation d’entretien individuel savoir le conclure de telle sorte qu’il permette d’en mesurer les résultats.

RESSOURCES SUPPLEMENTAIRES

Introduction

La conclusion d’un entretien est toujours un moment important, quelle qu’en a été la teneur. Sa finalité est de préparer la réalisation des décisions prises et d’engager notre interlocuteur dans leur mise en œuvre.

Ce moment est à l’initiative du manager, qui doit le lancer et l’on peut distinguer trois étapes d’exécution :

1. Synthétiser les points de décision abordés et/ou l’action souhaitée.

2. Proposer à notre interlocuteur d’apporter des précisions ou de pouvoir exprimer encore des questions, des doutes, des demandes complémentaires.

3.Etablir une date pour vérifier l’avancement ou la réalisation des actions souhaitées.

Si l’on néglige l’un de ces points, cela va constituer une source possible d’obstacles à la mise en œuvre :

Un manque de clarté sur ce qu’il faut faire.
Un sentiment de frustration du collaborateur qui aurait souhaité rebondir sur des questions ou sur un aspect complémentaire au sujet, et qui n’a pas pu le faire.
Une incertitude quant au délai de réalisation souhaité qui va baisser la motivation de notre collaborateur à s’engager, ou lui créer une difficulté pour s’organiser (pour prioriser ses autres tâches, notamment).

1. Synthétiser les points abordés et le plan d’action :

Faire un premier résumé : Ce

Compte-rendu écrit ?

Certains entretiens, comme l’entretien annuel d'évaluation, demande qu’un compte-rendu soit écrit et soit soumis à l’approbation, voir à la signature du collaborateur. Sachez que le refus par le collaborateur de signer le compte rendu relève de la liberté d'expression. Vous ne pouvez donc pas sanctionner ce collaborateur pour ce motif. En revanche, le fait de refuser de signer le compte rendu ne prive pas celui-ci de portée. Autrement dit, son contenu (vos exigences, votre avis,…etc) reste valable et opposable.

résumé doit être lancé par nous-mêmes. Par exemple : « bon alors où en est-on ? Si on essayait de résumer ? ». Vous pouvez également demander à votre collaborateur de le réaliser. Cela vous permettra de vérifier sa compréhension et d’avoir son sentiment.

Etablir un plan d’action : Il doit être composé d’étapes précises, concrètes, réalistes et elles doivent avoir obtenu l'accord du collaborateur. Ne pas oublier de déterminez les moyens à prévoir pour les réaliser.

2. Proposer à l’interlocuteur une ouverture :

« Au-delà de ces aspects est-ce que tu verrais autre chose à voir ? », « bon sinon avez-vous d’autres questions, d’autres points à aborder ? ». Peu importe que cela vous fasse dériver sur un aspect autre que le but de votre entretien. Il sera toujours temps pour vous de proposer un autre rendez-vous, mais par ce moyen, vous montrer à votre collaborateur que vous êtes toujours disponible pour communiquer sur les sujets qui le gêne ou dont il voudrait votre opinion. Et cela est motivant et utile pour lui comme pour vous.

Prenons un exemple d’un telle « dérive ». Voici l’extrait d’un dialogue de fin d’entretien :

Manager : « …sinon Cyrille vous aviez un autre point à voir avec moi ? »

Cyrille : « Oui, quand vous avez parlé des dossiers de candidature, ça m’a fait pensé qu’il faut revenir sur la suite à donner au stage de Marielle ! »

Manager : « Ah oui, en effet, il se termine quand au fait ? »

Cyrille : « Juste la semaine prochaine ! »

Manager : «Oui alors il faut s’en occuper, malheureusement je suis en réunion de budget toute l’après-midi, quand êtes-vous libre ? »

Cyrille : « Ben tout le reste de la semaine, mais il faut que je travaille sur la présentation de Lundi prochain ! ».

Manager :« OK alors Mercredi à 14h est-ce que ça vous va ? »

Cyrille : « Ca me va. »

3. Etablir une date de suivi :

Cette dernière étape consiste simplement à déterminer le moment où l’on

L’après entretien :

L’étape post-entretien est importante et trop souvent négligée à tord. Elle consiste à garder la mémoire des informations échangées durant l’entretien, en mettant en forme rapidement les notes prises durant l'entretien et, si nécessaire, en notant les éléments non verbalisés qui en ont marqué le déroulement.

vérifiera l’exécution de l’objectif défini ensemble. Nous pouvons faire remarquer qu’il peut s’agir soit de l’action finale, soit d’une vérification intermédiaire, par exemple pour permettre au collaborateur de vérifier avec vous si ce qui est fait est correct avant de finaliser.

A nouveau vous pouvez proposer à votre collaborateur qu’il définisse lui-même cette date, plutôt que de le faire de façon directive.

Voici ce qu’il faut faire

Dans votre cahier d’entraînement nous vous proposons plusieurs extraits d’entretiens réaliser par des managers, pour vous entraîner à reconnaître ce qui a pu manquer dans leur phase de conclusion.