3)     Programmer son mode d’animation

 

Les critères de cohésion et de cohérence vont nous aider à définir en quoi l’entretien individuel ou la réunion sont à privilégier :

-          Au plus le besoin de cohésion ou de cohérence est prépondérant, au plus la réunion  est nécessaire.

-          Au plus le besoin de cohérence est prépondérant au plus l’entretien individuel devient nécessaire.

 

Dans le tableau ci-dessous, nous avons regroupé tous les cas de figure afin de vous faciliter le choix des orientations.

 

			Entretien individuel		Réunion
	Cohésion	Cohérence	Fréquent	Espacé	Fréquent	Espacé
Equipe totale	Forte	Forte	X		X
Equipe complémentaire	Forte	Faible		X	X
Equipe orientée résultat	Faible	Forte	X			X
Equipe d’experts	Faible	Faible		X		X

 

 

Les vocables « fréquent » et « espacé » demandent à être précisés. Pourquoi faudrait-il programmer notre mode d’animation ?

 

L’intérêt de cette programmation est de permettre à tous de se donner des rendez-vous fixes de contacts. Cela facilite pour l’ensemble de l’équipe et vous-même l’organisation du temps et la préparation de ces moments. Que ce soit une réunion ou un entretien individuel, ces moments vont aborder des objectifs précis et favoriser un échange d’informations ciblées. Au plus ils sont programmés dans le temps, au plus cela permettra d’être disponible et prêt à s’y consacrer pleinement. De plus, à propos de l’entretien individuel, le fait de le rendre systématique (par exemple un entretien tous les mois) diminue l’impression négative qu’un tel moment peut avoir pour nos collaborateurs, habitués pour certains à ne l’avoir vécu que pour ce faire « remonter les bretelles ».

 

Quelle fréquence avons-nous à notre disponibilité ?

Voici ci-dessous les huit fréquences disponibles que ce soit pour une réunion ou un entretien individuel.

 

Une fois par semaine

Deux fois par mois

Une fois par mois

Une fois tous les deux mois

Une fois tous les trimestres.

Une fois tous les quatre mois

Deux fois par an

Une fois par an

 

Voici par exemple un choix de programmation pour un manager ayant une équipe du type « complémentaire » (cohésion forte et cohérence faible).

 

Modes d’animation	Programmation
Réunion	Deux fois par mois
Entretien individuel	Une fois tous les 2 mois.

 

Il va donc privilégier le mode réunion du fait du besoin de cohésion. Autrement dit dans notre programmation nous réalisons deux démarches :

a)    Celle consistant à privilégier l’un des deux modes d’animation.

b)    Celle consistant à en programmer la mise en place.

 

Il n’existe pas de loi absolue pour établir cette planification. Concernant l’entretien individuel par exemple, le nombre de collaborateurs peut en limiter la mise en place et pour la réunion, la capacité de suspendre le travail pendant quelques instants peut s’avérer délicat. A chacun d’entre nous de trouver le meilleur équilibre.

 

 

 

 

 

 

 

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